Crearea unui raport cu Access

Rapoartele vă permit să organizaţi şi procesul de conţinutul de tabele şi interogări, în general, în scopul de a face o copie imprimată de rezultate.

În acest articol voi încerca să vă ghida, pas cu pas în procedura de necesare pentru a crea un raport utilizând MS Access 2007, paşi, cu toate acestea, pot fi considerate valide pentru versiunile mai vechi ale pachetului datababse Office.

După deschiderea bazei de date, apoi selectaţi fila Creare, în grupul Rapoarte, faceţi clic pe Raport Expert:

În fereastra care apare, trebuie să selectaţi dintr-un meniul vertical, sursa de date, care poate fi fie un tabel interogare.
În cazul meu, am decis să creeze un raport pentru masa mea "angajaţi". Dacă am fi intrat într-o interogare (pe care trebuie să creaţi procedeura următoarele necesare), rezultatul ar fi fost acelasi.

Acum, că au apărut în domeniile care fac parte din tabel, trebuie să alegeţi care dorim să includă în raportul nostru.
Pentru a face acest lucru, pur şi simplu faceţi clic pe săgeţile> si <, care vă permit să adăugaţi sau să eliminaţi un câmp la un moment dat, aveţi posibilitatea să faceţi clic pe săgeţile din aletrnativa>> si <<pentru a adăuga sau şterge toate domeniile.

Ordinea filelor de câmpuri în coloana din dreapta determină ordinea implicită în care apar în raport.

Făcând clic pe "Finish" expertul va produce raportul. Cu toate acestea, aveţi posibilitatea să rafinaţi procesul în continuare prin stabilirea preferinţelor. În acest caz, faceţi clic pe "Next". Următorii paşi expertului ne va permite să:

• Selectaţi nivelul de grupare
  Această opţiune vă permite să înfiinţeze grupuri de înregistrări (de exemplu, aveţi posibilitatea grup pe baza de diepndenti ipotetic "statutul de ocuparea forţei de muncă"), îmbunătăţirea ordinea de afişare, această alegere este deosebit de eficientă în prezenţa unor cantităţi mari de date.
• Alegeţi un câmp de ordine de sortare
  Raportul poate fi comandat pe baza de a alege "crestere" sau "descendent" pentru până la patru câmpuri. În cazul în care unul dintre câmpurile selectate este un câmp de tip numeric, apar pe butonul Rezumat Opţiuni. Dacă faceţi clic-o fereastră va apărea în continuare de la care puteţi set de operaţii matematice (sumă, medie, Min şi Max), pe teren selectate.
• Setaţi aspectul dorit (verticală, tabelar sau justificate)
• Alege stilul grafic pentru tipărire

• salva raportul creat.

La acest punct am posibilitatea de a examina raportul.

Dacă rezultatul nu a fost satisfăcătoare, puteţi edita raportul creat prin setarea modul de vizualizare.

În acest fel, raportul nostru este prezentat ca o pagina la care aveţi posibilitatea să inseraţi titluri, câmpuri de text, schimba aspectul şi prin alegerea dintr-o varietate de şabloane în MS Office, sau prin setarea noii parametri.

În plus faţă de posibilele schimbari deja descrise, este important de menţionat că, în vizualizarea arborescentă se pot edita câmpuri existente în raport, cum ar fi adăugarea de noi din tabelul sursă.

Doar să faceţi clic pe fila Proiectare şi, în grupul Instrumente, faceţi clic pe Adăugare câmpuri existente.
Se pare ca aceasta (dreapta) o listă de câmpuri disponibile pentru vizualizare în tabel.
Faceţi click pe fiecare din domeniile şi trăgând pe pagina a raportului am adăugat noi domenii, sortare şi edita în mod liber, în conţinut şi formă.

După efectuarea de modificări necesare în vedere raportul, aveţi posibilitatea să îl examinaţi, şi, eventual, pentru a imprima raportul.